[김성민의 지식나눔] 에버노트로 만드는 스마트워크 & 스마트 라이프 ①

[김성민의 지식나눔 - 에버노트로 만드는 스마트워크 & 스마트 라이프 1]

이번 블로깅은 지난 4월 13일에 있던 강의의 내용 중에 블로그 상에서 전달이 가능한 부분을 위주로 작성하였습니다.  강의가 초급자를 대상으로 하였기 때문에 가능한 쉬운 내용으로 시작하도록 하겠습니다.

하나의 블로깅으로 하기에는 너무 길어질 것 같아서 몇개로 나누어서 진행하겠습니다. 

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1) 왜?  에버노트인가?

2) 에버노트 가입 & 설치

3) 에버노트 노트 작성

4) 에버노트 웹 클리핑 1 - PC/Mac 웹 클리핑

5) 에버노트 웹 클리핑 2 - 스마트폰 / 테블릿 웹 클리핑

6) 자료 관리

7) 검색

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1) 왜  에버노트인가?

유비쿼터스 시대에 많은 젊은이들이 손안에 있는 컴퓨터를 가지고 장난감같이 만지작 거리며 손쉽게 엄청난 정보의 파도를 타고 수시로 넘나들고 있다.  정보 기술의 발달속에 회사의 업무 환경은 기존의 아날로그의 프로세스를 버리고 점차 디지털로 바뀌어 갈 때 스마트 디바이스에 익숙하지 않은 기존 사원들은 상대적 소외감을 느끼게 마련이다. 그렇다고 매번 모르는 것을 티를 내며 젊은 직원들에게 물어보기도 쉽지 않은 상황이다. 이러한 때에 업무와 연계하여 생산성을 높일 수 있는 IT 관련 교육이 큰 도움이 될 것이다. 이번 강의는 이런 분들을 위해서 젊은 사람들이 많아 쓰고 있는 노트 프로그램인 에버노트에 대해서 배우고 간단하게 보이는 그 프로그램이 우리의 스마트 라이프, 스마트 워크를 어떻게 촉진시켜나갈지를 경험해보도록 하자. 

회사의 업무에서 컴퓨터의 사용은 이제 너무나 당연시 되어 있다. 심지어는 페이퍼리스 환경을 만드는 것을 장려하기도 하면서 예전에 두꺼운 문서철은 많이 사라져가고 있다. 자료는 윈도우 구조가 제공하고 있는 '폴더' 라는 체계내에 분류하여 넣어놓고 체계적으로 관리를 하고자 할 것이다.  그러나 하루에도 백여통의 메일이 오는 현대의 업무환경에서 그 속에 있는 연관 부서의 첨부파일만 관리를 한다고 해도 그 양은 엄청나다고 할 수 있다. 개발 부서에 있던 나의 경우에는 담당하게되는 여러개의 프로젝트별로 폴더를 만들고 그 폴더가 계속해서 쌓여가고 그 폴더 밑에는 가능성 검토에 대한 것, 관련 예산에 대한 것, 프로젝트 공정 이슈에 대한 것등 다양한 자료들을 다시 하위 폴더로 넣어 관리를 하였다.  부서 내의 어떤 사람의 경우에는 연도별로 폴더를 나누어 넣고 연도내에 동일한 폴더 Tree 구조를 만들어 계속해서 자료를 축적해 가기도 하고, 영업쪽의 사람은 관련을 맺고 있는 업체들별로 폴더를 만들고 그 하위 폴더를 구성하는 식으로 자료 관리를 한다. 

그런데 문제가 발생하는 것이 처음 폴더를 생성했을 때는 그토록 명확하고 구조적으로 잘 되어 있다고 느껴지는 것도 일단 자료가 쌓이다 보면 불편함이 한두가지가 아니다. 일단은 넣어놓은 자료가 어디에 있는지를 찾지를 못하는 현상이 발생한다. 요즘 윈도 내부적으로 검색이 많이 강화가 되었다고 하지만 제대로 문서내에 어떤 내용에 대한 것을 찾으려고 하면 쉽지 않다. 기껏 찾아놓은 파일이 최종 파일이 아닐 경우에는 일을 두번하거나 예전에 업데이트 해놓은 것을 활용치 못하여 낭패를 보기도 하다. 

두번째로 Tree 구조의 문제는 MECE 에 의하여 만들었다고 처음에는 생각되지만, 실제 업무 환경에서 받아놓은 자료를 어디에 보관해야 할지가 모호한 경우가 생긴다. 예를 들어 OOO 회사와 진행하는 XXX 장비에 대한 구매 건에 대해 내용을 작성하여 어느 폴더에 넣겠는가?  업체별로 나눈 해당 회사 폴더로 넣을 것인가?  아니면 장비 폴더에? 그렇지 않으면 구매 기록이 되어 있는 폴더로 넣을 것인가?  애초에 MECE 가 되지 않은 것도 문제지만, 실제 업무 현장에서는 이렇게 자료를 어디에다 넣어 관리할지 갈등이 생기는 경우가 많이 생긴다.  그래서 고민하다 넣었다고 쳐도 그것을 나중에 어디에서 찾을 수 있을 지 뒤지다가 결국에는 이메일을 검색해서 찾아서 파일을 다시 다운로드하여 특정 폴더로 다시 저장해놓는 경우가 생긴다. 이렇게 되면 자료의 중복관리로 인하여 나중에 낭패를 당할 때가 생긴다.

세번째로 수백기가에 해당하는 자료가 있지만 실제로 사용하는 자료는 한정이 있고, 이전에 저장해 놓은 자료는 잘 활용하거나 사용이 안된다. 

그래서 효과적인 문서, 자료 관리에 대한 고민에 빠지게 된다. 

그리고 요즘은 사무실에서 가만히 앉아서 일하는 업무 직군이 있지만 점차 이동을 하면서 장소를 바꾸어 일을 해야 하는 사람들이 많아지고, 스마트 폰과 아이패드로 대표되는 태블릿 기기들이 그런 업무 환경을 가능케 만들었다. 

이런 사람들의 생산성을 높이기 위해선 어디서나 기록하고, 사용하고 쉽게 검색해서 활용할 수 있는 Tool 이 필요한 것이다. 

그것이 에버노트라고 할 수 있다. 

그러나 모두가 에버노트가 필요한 것은 아니다. 이런 분들은 에버노트 활용을 재고해 봐야 한다. 

첫째로 모든 것을 기억할 수 있는 사람.  별도의 저장이 없이도 모든 내용과 위치를 기억하고 찾아낼 수 있는 사람이 있다. 동료 직원이 다급하여 그 사람을 찾아가면 몇분 안되어 꼭 원하는 자료를 척하니 내놓는 사람이 그런 사람이다.  이런 사람은 그 사람만의 특별한 정보관리의 노하우가 있다. 그것이 프랭클린 플래너와 같은 시스템 다이어리를 통해서이건, 나름 PC 에서의 자료관리 노하우가 있건 그런 사람이 회사에 꼭 있다. 이런 사람들은 그냥 기존의 자신이 익숙한 시스템을 활용하라고 하고 싶다. 수년간 회사생활을 하면서 별로 정보관리에 대한 어려움이 없었다면 그것은 엄청난 능력이라고 할 수 있다. 인정할 건 인정하자. 

셋째로 이동없이 한 곳에서만 일하는 사람은 중요성이 떨어진다. 또한 회사의 보안차원에서 자료의 이동이 엄격히 제한되는 경우도 마찬가지다. 한곳에만 자료를 남겨야하고 그것이 자신의 PC 내 저장소던지 아니면 기업의 KMS 와 같은 지식관리 서버에 넣든지 정보를 특정한 지정된 곳에만 보관하고 클라우드 시스템이 필요치 않는 업무 직군에는 에버노트는 필요치 않다.  그러나 개인 용도로는 필요할 수 있다.

넷째로 디지털 보다 아날로그를 선호하고 친숙해 하는 사람은 필요치 않다. 그러나 아날로그가 익숙하지만 디지털을 활용코자 하는 필요가 있다면 꼭 배워두면 좋을 것이다. 

다섯째로 스마트 기기 사용이 어려워서 전화기로만 사용한다 하면 기존 PC 내에 있는 화려한 인터페이스와 다양한 기능의 프로그램이 많이 나와 있다. 그것을 활용토록 하라. 

그러나 무엇인가 변화를 원하고 새로운 지식 정보사회에 분위기 파악하고 '척, 척, 척' 아는 척 할 수 있는 사람이 되고 조금은 활용하면서 생산성을 증대하고자 하는 사람에게는 에버노트는 Must Have Item (MHI) 이라고 하겠다. 

따라서 반대관점에서 위와 같은 필요가 있는 사람에게는 에버노트가 적격이라고 할 수 있겠다. 

그렇다면 왜? 그 수많은 노트 프로그램 중에 에버노트인가?

기존에 나는 위의 여러가지 프로그램을 이용해서 노트와 문서를 작성하고 자료를 관리해왔다. 메모장과 한글을 비롯한 워드 파일이다. 물론 파워포인트로 보고용으로도 많이 만들었다.  보고자료를 관리할 때는 별도가 되겠지만, 보고자료를 만들기 이전 단계에서 자료를 확보해서 모으고 종합해가는 과정에 있어 위와 같은 프로그램은 작성의 만족감은 있지만 활용의 실용성이 급격하게 떨어진다.  내가 그 파일을 열어보기 전까지는 그 안의 내용이 무엇인지를 알 길이 없다는 것이 단점이다. 

그렇다고 자주 열어보게 되는가? 그렇지 않다.  일단 넣어만 놓고 나중에 언젠가는 활용하겠지 하는 생각을 한 후에는 그냥 '끝' 이다. 다시 안 찾아볼 확률이 90% 이상이다.  찾아보고 싶어도, 그것을 어디에 넣어놨는지 모르는 것 또한 문제가 된다.  그래서 단일 PC 내의 프로그램은 제외를 시키자.

그리고 스마트폰이 대중화되면서 스마트 폰이나 태블릿에 수려한 디자인과 각종 편의 기능이 다 모여있는 정말 놀랍다고 할 수 있는 Awesome Note 가 우리의 구미를 당긴다.  이것을 작성하여 에버노트 등으로 올릴 수도 있는데, 문제는 위의 그림과 같이 PC 환경과 연동이 안되는 문제가 있다.  우리가 원하는 것은 PC 에서 작성한 것을 모바일에서도 보고 모바일에서 작성하고 스크랩한 내용을 집에 있는 PC 나 회사의 PC 에서도 볼 수 있어야 하는데, 어썸은 모바일에 한정된 아쉬움이 있다.  

현재는 맥을 사용하지만 윈도를 사용할 때는 MS office 2010 정품을 구입하여 사용하며 투자한 만큼을 잘 활용하기 위해서 거기에 있는 OneNote 를 활용하였던 적이 있다. 정말 손 쉽게 메모하고 글을 구성하고 관리할 수 있는 정말 좋은 노트라고 할 수 있다. 그런데 PC 에서 Mac 으로 전환하게 되면서 이 One Note 는 무용지물이 되었다. 물론 맥용 오피스를 구입해서 사용할 수도 있었지만 그 당시 경제적 여건상 어려웠을 뿐 아니라, 나중에 확인한 사실은 Onenote 를 계속 사용했다고 하면 나는 PC 시스템내에 발이 묶이고 말았을 것이다. 

그래서 내가 중요하게 여기는 것은 PC 가 바뀌던,  스마트폰이 갤럭시에서 아이폰, 혹은 반대로 바뀌던,  심지어는 PC 가 없는 상황에 놓여 전산실 컴퓨터나 남의 컴퓨터를 빌려 쓰는 상황이 와도 나의 소중한 자료가 어느 곳에서도 활용하고 써 먹을 수 있어야 한다는 점이다. 

스마트 시대의 4대 천왕을 4S 로 보면 위와 같이 정리할 수 있지 않을까? 

그 만큼 현재 에버노트가 차지하고 있는 비중은 막대하다고 할 수 있다. 

이 에버노트는 모든 것을 기억하고 어디서나 사용하고, 편리하게 검색할 수 있는 유용한 도구이다. 

정보는 합쳐지고 통합되어야만 위력을 발휘한다. 옛말에 또렷한 기억보다 흐릿한 기록이 강하다고 하지 않았던가. 이렇게 그때 그때 생각되고 작성된 아이디어들이 한 곳에 모이는 통합이 이뤄지면 융합을 낳고 융합을 통한 창의적 아이디어와 차별화된 기획을 이끌어 낼 수 있는 기반이 되는 것이다. 

마지막으로, 에버노트를 실생활에서 활용하면 위와 같은 것들도 가능하다고 보여 정리해봤다. 

앞으로 연재되는 글 속에서는 이런 에버노트의 활용을 가능케 해주기 위한 기술적인 방법들에 대해 이야기해 보고자 한다. 

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1) 왜?  에버노트인가?

2) 에버노트 가입 & 설치   (다음 포스팅 예정)

3) 에버노트 노트 작성

4) 에버노트 웹 클리핑 1 - PC/Mac 웹 클리핑

5) 에버노트 웹 클리핑 2 - 스마트폰 / 테블릿 웹 클리핑

6) 자료 관리

7) 검색

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